Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 18 oktober 2026

1. Inleiding

Bij Cleverboek vinden wij de bescherming van persoonsgegevens belangrijk. Wij gaan zorgvuldig om met de gegevens van onze gebruikers en zorgen ervoor dat persoonsgegevens op een veilige, transparante en verantwoorde manier worden verwerkt.

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarvoor wij deze gebruiken, hoe wij deze beveiligen en welke rechten u heeft.

Deze privacyverklaring is van toepassing op:

• De website www.cleverboek.nl.
• De webapplicatie app.cleverboek.nl.
• De mobiele applicaties van Cleverboek.
• Alle overige diensten en functionaliteiten die Cleverboek aanbiedt.

Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en overige toepasselijke wetgeving.

2. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?

Cleverboek biedt online boekhoudsoftware aan voor ondernemers, zelfstandigen, accountants en administratiekantoren.

Voor persoonsgegevens die wij voor onze eigen dienstverlening verwerken, treedt Cleverboek op als verwerkingsverantwoordelijke.

Wanneer ondernemers of accountantskantoren persoonsgegevens van hun klanten, leveranciers of andere betrokkenen in Cleverboek verwerken, treedt Cleverboek doorgaans op als verwerker namens de betreffende organisatie.

Voor vragen over privacy kunt u contact opnemen via:

Cleverboek
E-mail: info@cleverboek.nl
Website: https://www.cleverboek.nl

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van het gebruik van onze diensten kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken.

Account- en gebruikersgegevens

• Naam en e-mailadres.
• Telefoonnummer, indien verstrekt.
• Gebruikersnaam en accountinstellingen.
• Bedrijfsnaam en zakelijke contactgegevens.
• Gebruikersrollen en toegangsrechten.
• Inlog- en beveiligingsgegevens.

Wachtwoorden worden niet als leesbare tekst opgeslagen.

Financiële en administratieve gegevens

Wanneer u Cleverboek gebruikt voor uw administratie, kunnen onder andere de volgende gegevens worden verwerkt:

• Inkoop- en verkoopfacturen.
• Bonnetjes en financiële documenten.
• Klant- en leveranciersgegevens.
• Bankrekeningnummers en banktransacties.
• Betalingsgegevens en betalingsstatussen.
• Boekingen en grootboekgegevens.
• Btw-gegevens en financiële rapportages.
• Overige informatie die u zelf toevoegt aan uw administratie.

Deze gegevens kunnen ook persoonsgegevens van derden bevatten.

Technische gegevens

Bij het gebruik van onze website en applicaties kunnen wij technische gegevens verwerken, zoals:

• IP-adres.
• Browsertype en apparaatgegevens.
• Inlogmomenten.
• Beveiligingsmeldingen.
• Technische foutmeldingen.
• Gebruiksgegevens die nodig zijn om de dienstverlening te verbeteren en te beveiligen.

Communicatiegegevens

Wanneer u contact opneemt met Cleverboek, kunnen wij uw naam, contactgegevens en de inhoud van uw bericht verwerken om uw vraag te beantwoorden.

4. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Het aanbieden van onze diensten

Om gebruikersaccounts aan te maken, administraties beschikbaar te stellen en onze boekhoudsoftware correct te laten functioneren.

Boekhouding en facturatie

Om facturen, bonnetjes, banktransacties, betalingen en andere administratieve gegevens te verwerken.

Automatisering

Om administratieve werkzaamheden te vereenvoudigen, bijvoorbeeld met automatische factuurherkenning, boekingsvoorstellen en banktransactieverwerking.

Bankkoppelingen

Om gebruikers, wanneer zij hiervoor kiezen, bankgegevens te laten koppelen aan hun administratie.

Beveiliging

Om accounts en administraties te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, fraude en misbruik.

Klantenservice

Om vragen te beantwoorden, technische problemen op te lossen en ondersteuning te bieden.

Wettelijke verplichtingen

Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen die op Cleverboek van toepassing zijn.

5. Op welke wettelijke grondslagen verwerken wij gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat.

Afhankelijk van de verwerking kan dit zijn:

• Uitvoering van een overeenkomst: om onze diensten aan gebruikers te leveren.
• Wettelijke verplichting: wanneer wij gegevens op grond van de wet moeten verwerken.
• Gerechtvaardigd belang: bijvoorbeeld voor beveiliging, fraudepreventie en noodzakelijke bedrijfsvoering, voor zover dit belang zwaarder weegt dan de betrokken privacybelangen.
• Toestemming: wanneer de wet vereist dat wij vooraf toestemming vragen.

Wanneer Cleverboek namens een ondernemer of accountantskantoor persoonsgegevens verwerkt, is die organisatie verantwoordelijk voor de toepasselijke grondslag van de verwerking.

6. Boekhoudgegevens en vertrouwelijkheid

Cleverboek is ontwikkeld om ondernemers en accountantskantoren te ondersteunen bij het voeren van hun administratie.

Wij begrijpen dat financiële gegevens vertrouwelijk zijn.

Gegevens binnen een administratie worden uitsluitend verwerkt voor de dienstverlening, volgens de toepasselijke afspraken en toegangsrechten.

Cleverboek verkoopt geen financiële administratiegegevens of persoonsgegevens aan derden.

Medewerkers en technische dienstverleners krijgen alleen toegang tot gegevens voor zover dat noodzakelijk en toegestaan is.

7. Bankkoppelingen en betalingsdiensten

Cleverboek kan koppelingen aanbieden met externe financiële dienstverleners, waaronder Ponto en Mollie.

Wanneer u een dergelijke koppeling activeert, kunnen gegevens worden uitgewisseld die noodzakelijk zijn voor de gekozen functionaliteit.

Bij bankkoppelingen kan het onder andere gaan om:

• Bankrekeningnummers.
• Transactiebedragen.
• Transactiedata.
• Betalingsomschrijvingen.
• Informatie over bij- en afschrijvingen.

De gegevens worden gebruikt om banktransacties beschikbaar te maken binnen uw administratie en boekhoudkundige verwerking te ondersteunen.

Externe aanbieders kunnen voor hun eigen dienstverlening zelfstandig verantwoordelijk zijn voor bepaalde persoonsgegevens. Hun privacyverklaringen kunnen daarom eveneens van toepassing zijn.

8. Kunstmatige intelligentie en automatische verwerking

Cleverboek kan gebruikmaken van kunstmatige intelligentie en geautomatiseerde technologieën om boekhoudkundige werkzaamheden eenvoudiger te maken.

Deze functionaliteiten kunnen onder andere worden gebruikt voor:

• Het herkennen van factuurgegevens.
• Het uitlezen van bonnetjes.
• Het voorstellen van boekingscategorieën.
• Het herkennen van overeenkomsten tussen facturen en banktransacties.
• Het signaleren van mogelijke administratieve fouten.

Voor het uitvoeren van bepaalde functies kunnen gegevens worden verwerkt door externe technische dienstverleners.

Wij streven ernaar uitsluitend gegevens te verwerken die noodzakelijk zijn voor de betreffende functionaliteit.

Automatische boekingsvoorstellen kunnen fouten bevatten. Gebruikers blijven verantwoordelijk voor het controleren van hun administratie.

Cleverboek gebruikt administratieve gegevens niet voor het trainen van externe AI-modellen, tenzij dit uitdrukkelijk is overeengekomen en daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat.

9. Accountants- en administratiekantoren

Cleverboek biedt accountants- en administratiekantoren de mogelijkheid om administraties van hun klanten te beheren.

Afhankelijk van de ingestelde toegangsrechten kunnen bevoegde medewerkers van deze kantoren administratieve gegevens bekijken, verwerken en corrigeren.

De toegang tot administraties wordt beperkt op basis van gebruikersrollen en bevoegdheden.

Gebruikers en organisaties zijn zelf verantwoordelijk voor het zorgvuldig beheren van de toegang die zij aan anderen verlenen.

10. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij delen persoonsgegevens uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, wettelijk verplicht is of op een andere geldige rechtsgrond berust.

Afhankelijk van de gebruikte diensten kunnen gegevens worden verwerkt door:

• Cloud- en hostingproviders.
• Authenticatie- en beveiligingsdiensten.
• Bankkoppelingsdiensten.
• Betalingsdienstverleners.
• E-mail- en notificatiediensten.
• Leveranciers van documentherkenning en AI-functionaliteiten.
• Technische dienstverleners die Cleverboek ondersteunen.

Wanneer deze partijen namens Cleverboek persoonsgegevens verwerken, maken wij waar nodig passende contractuele afspraken over beveiliging, vertrouwelijkheid en gegevensverwerking.

Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derden.

11. Opslag en internationale gegevensverwerking

Cleverboek maakt gebruik van cloudinfrastructuur en technische dienstverleners voor het aanbieden en onderhouden van de software.

Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgen wij voor een geldige doorgiftegrondslag en passende beschermingsmaatregelen overeenkomstig de AVG.

Dit kan bijvoorbeeld plaatsvinden op basis van een adequaatheidsbesluit of toepasselijke standaardcontractbepalingen, met aanvullende maatregelen wanneer noodzakelijk.

12. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen.

Afhankelijk van de betreffende functionaliteit omvatten deze maatregelen onder andere:

• Beveiligde verbindingen.
• Beveiligde accountauthenticatie.
• Toegangscontrole en gebruikersrechten.
• Tweestapsverificatie waar beschikbaar.
• Registratie van relevante beveiligingsgebeurtenissen.
• Beperking van toegang tot vertrouwelijke gegevens.
• Technische beveiligingscontroles en updates.
• Maatregelen voor back-ups en herstel.

Ondanks onze inspanningen kan geen enkele digitale omgeving volledige veiligheid garanderen.

Wij adviseren gebruikers daarom sterke wachtwoorden te gebruiken, beschikbare extra beveiligingsopties te activeren en hun inloggegevens niet met anderen te delen.

13. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een wettelijke verplichting of andere geldige reden een langere bewaartermijn vereist.

Accountgegevens

Wij bewaren accountgegevens zolang dit noodzakelijk is voor het aanbieden en beheren van het account.

Administratieve gegevens

Voor boekhoudkundige gegevens gelden in Nederland doorgaans wettelijke bewaartermijnen van zeven jaar. Voor bepaalde gegevens kunnen langere termijnen gelden.

De betreffende ondernemer of administratieplichtige blijft verantwoordelijk voor het naleven van de toepasselijke wettelijke bewaarplichten.

Technische gegevens

Technische logboeken en beveiligingsgegevens worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor beveiliging, foutopsporing en andere gerechtvaardigde doeleinden.

Klantenservicegegevens

Communicatie met onze klantenservice wordt bewaard zolang dat noodzakelijk is voor het behandelen van vragen, klachten en eventuele geschillen.

Wanneer gegevens niet langer nodig zijn, worden deze verwijderd of geanonimiseerd, tenzij verdere bewaring wettelijk is toegestaan of verplicht.

14. Verwijderen van accounts en administraties

Gebruikers kunnen verzoeken om verwijdering van hun account of persoonsgegevens.

Bij een verwijderverzoek houden wij rekening met wettelijke bewaarplichten, contractuele afspraken en de rechten van andere betrokkenen.

Wanneer Cleverboek persoonsgegevens namens een andere organisatie verwerkt, handelen wij volgens de toepasselijke instructies van die organisatie.

Wij adviseren gebruikers om vóór het beëindigen van hun account een export of back-up van hun administratie te maken wanneer dit nodig is om aan wettelijke bewaarplichten te voldoen.

15. Cookies

Onze website en applicaties kunnen cookies en vergelijkbare technologieën gebruiken.

Functionele cookies zijn noodzakelijk om bijvoorbeeld inloggen, beveiligde sessies en instellingen mogelijk te maken.

Wanneer wij analytische of marketingcookies gebruiken waarvoor toestemming vereist is, vragen wij vooraf om toestemming.

Gebruikers kunnen hun cookievoorkeuren aanpassen via de beschikbare cookie-instellingen, indien van toepassing.

16. Uw privacyrechten

Op grond van de AVG heeft u, afhankelijk van de omstandigheden, verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens.

Dit zijn onder andere:

• Recht op inzage.
• Recht op correctie.
• Recht op verwijdering.
• Recht op beperking van verwerking.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid.
• Recht van bezwaar.
• Recht om toestemming in te trekken.
• Rechten met betrekking tot bepaalde uitsluitend geautomatiseerde besluiten.

Wilt u gebruikmaken van een van deze rechten? Neem dan contact met ons op via info@cleverboek.nl.

Wij behandelen uw verzoek binnen de wettelijke termijn, in beginsel binnen één maand.

Wanneer uw gegevens door een ondernemer of accountantskantoor in Cleverboek zijn opgenomen, kan het nodig zijn uw verzoek via die organisatie te behandelen.

17. Gegevens van klanten en leveranciers

Gebruikers kunnen persoonsgegevens van hun eigen klanten, leveranciers en andere zakelijke relaties verwerken binnen Cleverboek.

De betreffende gebruiker of organisatie is verantwoordelijk voor het rechtmatig verzamelen en verwerken van deze gegevens.

Cleverboek verwerkt deze gegevens voor de overeengekomen boekhoudfunctionaliteiten en gebruikt ze niet voor zelfstandige commerciële doeleinden.

18. Minderjarigen

Cleverboek richt zich op zakelijke gebruikers en is niet specifiek bedoeld voor kinderen.

Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van minderjarigen voor het zelfstandig aanbieden van gebruikersaccounts aan kinderen.

Wanneer gegevens van minderjarigen onderdeel uitmaken van een rechtmatige administratie, worden deze overeenkomstig de toepasselijke privacyregels verwerkt.

19. Externe websites en diensten

Onze website en applicaties kunnen verwijzingen bevatten naar websites en diensten van derden.

Wij zijn niet verantwoordelijk voor de privacypraktijken van onafhankelijke externe partijen.

Wij adviseren gebruikers om ook de privacyverklaringen van deze partijen te lezen.

20. Datalekken en beveiligingsincidenten

Wanneer zich een beveiligingsincident voordoet waarbij persoonsgegevens betrokken zijn, onderzoeken wij de situatie en nemen wij passende maatregelen.

Indien wettelijk vereist, melden wij een datalek aan de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij de betrokkenen.

Wanneer wij optreden als verwerker, informeren wij de betreffende verwerkingsverantwoordelijke overeenkomstig de toepasselijke afspraken en wettelijke verplichtingen.

21. Klachten

Heeft u een vraag of klacht over de manier waarop Cleverboek met persoonsgegevens omgaat?

Neem dan contact op via info@cleverboek.nl.

Wij streven ernaar vragen en klachten zorgvuldig te behandelen.

U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via:

https://autoriteitpersoonsgegevens.nl

22. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Cleverboek kan deze privacyverklaring wijzigen wanneer onze dienstverlening, systemen of wettelijke verplichtingen veranderen.

De meest recente versie is beschikbaar op:

https://www.cleverboek.nl/policies/privacy-policy

Bij belangrijke wijzigingen informeren wij gebruikers wanneer dit wettelijk vereist is.

23. Contact

Heeft u vragen over deze privacyverklaring, de verwerking van persoonsgegevens of uw privacyrechten?

Neem gerust contact met ons op.

Cleverboek
E-mail: info@cleverboek.nl
Website: https://www.cleverboek.nl

Laatst bijgewerkt: 18 oktober 2026